12月8日，上海交通大学年鉴编辑部召开了《年鉴》撰稿人会议，全校各部门50名撰稿人参加会议。会议由学校党史校史研究室主任陈泓主持，副主任盛懿对年鉴编辑工作进行总结并对2005版年鉴撰稿工作进行布置。会上，物理系朱美华、组织部杜夏明介绍了当好《年鉴》撰稿人的经验和体会。会议为撰稿人发了一份《上海交通大学年鉴撰稿手册》。

    会后，各部门撰稿人根据会议精神，抓紧贯彻落实。信息化办公室、人事处、学指委对《上海交通大学部门撰稿职责与范围》进行认真研读，提出了修改建议。科技处王丰超根据《上海交通大学年鉴编纂进程》给各科室下发了《关于年鉴撰稿工作的通知》，《通知》要求各科室必须高度重视年鉴撰稿工作；提出了编写要求，进行了编写分工；对撰稿日程作了具体安排；同时，翻印了《年鉴条目撰写技巧和范文》。物理系朱美华根据会议精神已于12月16日将本部门的年鉴条目目录用电子邮件报送年鉴编辑部。